電話で予約を取るときのコツとマナーを解説【テンプレートもあり】

電話で予約を取るときのコツとマナーを解説します!

電話予約の仕方が分からない、電話が苦手、ドキドキするという方は今回ご紹介するコツを覚えておくと緊張することなく簡単に予約を取ることができると思います。

電話で予約を取る時のコツ

一言目に「お忙しいところすみません」から始めると好印象

電話で予約をする際、開口一番に,

  • 「〇月△日の18時から2名って空いてる?」

という言い方をしてしまうと、相手にぶっきらぼうな印象を与えてしまいます。

こちらが客の立場だからといって、礼儀を欠いてしまうと電話の相手から良い印象は持たれません。予約の時に「店員の態度が悪かった」と感じるのは、もしかすると予約をする側のマナーがなっていなかったから、という可能性も。

電話で予約をする際は、まずは謙虚な姿勢を示すことが大事です。

良い印象を持たれることによって、たとえ希望の時間が空いていなかったとしても、前後の空いている時間などを積極的に提案してくれることもあります。

  • お忙しいところすみません、予約をしたいのですが、〇月△日の18時から2名は空いていますか?」

というように、用件を言う前に「謙虚さを示す言葉」を使って、全体の会話を感じの良いものにしましょう。

「予約の電話」であることを早めに伝える

早い段階で「予約」という言葉を使ってこちらの用件を伝えるのも重要なポイントです。電話を受ける側の立場からすると、かかってきた電話は「どんな電話か分からない」んですね。

飲食店であれば、ぐ〇なびやホット〇ッパーなどの営業の電話や、仕入、納品関係の業務電話の可能性もあるわけです。

「予約の電話」ということが冒頭ですぐに分かれば、相手の対応もスムースになり、結果的に素早く電話を完結することができます。

電話をかける時間帯に注意

WEBでの予約と違って、電話で予約を取るときには「電話を取ってくれる人がいる」ことから成り立ちます。いつ電話をかけても良いというわけではなく、かける時間帯にもマナーがあります。

まずは電話をかけるお店の「営業時間」を調べましょう。営業時間外にかけても繋がりませんし、営業日じゃないとそもそも誰も電話に出ません。

常識的な時間にかけよう

たとえ24時間営業の飲食店やホテルなどでも、真夜中に電話をかけるのは望ましくありません。また、忙しいと思われる時間帯に電話をかけるのも控えたほうが良いでしょう。

飲食店であれば、ランチタイムである昼12時~13時30分、金曜日や土曜日の19~21時などは一般的に最も混んでいる時間帯のため、電話予約は避けたほうが無難です。

夕方の17時~18時が比較的空いている時間なので、この時間帯にかけるのがベターです。

ホテルや旅館の場合、チェックアウトが集中する時間帯である「午前10時前後」は忙しい時間帯と言われているので、その時間を避けて電話しましょう。

希望の時間を2~3つ用意しておくと良い

第一希望の時間が必ず空いているとは限りません。希望の時間が直近の場合はむしろ空いていない確率のほうが高いことも。

第一希望の時間が空いていなかった時のために、他の希望の時間(前後の時間帯や他の日にちなど)も2~3つほど用意しておくと良いでしょう。

しかし希望の時間を複数伝えても、全て空いていないということもありえます。その場合には、空いている日にちを教えてもらいましょう。歯医者さんの場合だと「最短でいつが空いているのか」ということを教えてもらえます。

空いている日に行けそうであればそれで予約完了ですが、行けるかどうか不明で、予定の確認をしなければならない場合には、

  • 「予定を確認して、行けるようであればまた予約の電話をします」

と伝えるのがマナー。仮押さえしてもらうという手もありますが、行けるかどうか分からないのに押さえてもらうのは、結果として行けなかった場合に相手の手を煩わせてしまいます。

自身の予定を確認後、行けることが分かった場合には再度予約の電話を入れますが、予約状況というものは刻一刻と変わるものなので、既に予約が埋まってしまったということもありえますので、予定の確認は早めに行いましょう。

希望の条件をあらかじめメモに書いておく

予約をするときに、希望の条件や詳細をあらかじめメモに書いておくと緊張することが少なくなります。

飲食店に電話予約をする場合

  • 希望日
  • 時間
  • 人数
  • その他の希望(喫煙席、禁煙席、個室、半個室等)

ホテル、旅館に電話予約をする場合

  • 希望日
  • チェックイン時間
  • 人数
  • 交通手段
  • 喫煙ルーム、禁煙ルーム
  • 和室、洋室
  • シングルベッド、ダブルベッド
  • 海が見える部屋
  • 幼児がいるので、階下の部屋希望など

なお、あやふやな条件というのは相手側にとって迷惑なので、きちんと確定してから電話予約をしましょう。「人数は何名ですか」と聞かれて「まだはっきり分かりません」とあやふやに返すのはNGです。

ただ、大人数の予約などでは人数が増えたり減ったりすることはよくあるものです。その場合には、

  • 何人までなら増えても良いか
  • 人数が増えた場合や減った場合は料金はどうなるか
  • いつまでなら変更できるか

などを聞いておくと安心です。

希望の条件は先に伝える

なお、電話予約をするにあたって、こちらの希望は先に伝えるのがマナーです。空き状況を探してもらった後で、「その部屋は海が見えて禁煙で1階ですか?」と聞くのはNG。希望の条件でまた新しく探し直さなくてはならなくなってしまい、二度手間です。

空き状況を探してもらう前に、希望の条件を伝えるように心がけましょう。

電話対応してくれた人の名前を聞いておく

予約が取れたあとは、電話対応してくれた人の名前を聞いておくと安心です。

筆者もこれまで、事前に予約したお店に行ったが予約が取れておらず入店できなかった、という経験が2回程あります(苦笑)

受付してくれた人の名前を聞く理由ですが、名前を聞くことによって、「自身の名前を名乗ったのだから、責任をもって予約をしなければ」とお店の人に責任感を持ってもらうためというのが大きいですね。

電話での予約が完了した後は、

  • 「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」

と名前を聞いておきましょう。

予約をしたにも関わらず、当日お店に行ってみて予約が取れていなかったときに、

  • 「○○さんに予約してもらったはずなんだけど!」

と主張しても、席が空いていなければ怒ってもどうしようもないですし、お店側に対して名指しで「○○さん」に責任を押し付けるのもどうかと思いますね。

名前を聞いておくと、変更、キャンセルの時にスムース

受付してしてくれた人の名前を聞いておくと、もしも予約の内容に変更があった場合やキャンセルがあった場合に、その担当者に直接伝えることができ、会話がスムースになることがあります。

いろいろな条件などについて相談した場合には、その時に対応してくれた同じ担当者と話したほうが、他の担当者よりも「事情が分かっている」んですね。

よって、スムースに対応してもらいたい場合には、担当者の方を指名して予約内容の変更などをしたほうが無難です。

電話予約の際のテンプレート(レストラン編)

レストランに電話する際の予約のテンプレートを記載しますので、ご活用下さい。

レストラン「お電話ありがとうございます、独学タイムズレストランでございます」

A「お忙しいところすみません、予約をしたいのですが、〇月△日の18時から2名は空いていますか」

レストラン「確認しますので少々お待ちください」

A「はい」

レストラン「お待たせしました、お席は空いております」

A「では、予約をお願いします」

レストラン「かしこまりました。それではお名前と連絡先をお願いします」

A「鈴木です。連絡先は090-〇〇〇〇-△△△△です」

レストラン「ありがとうございます、それでは〇月△日の18時から2名様でお待ちしております」

A「失礼ですがお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

レストラン「高橋と申します」

A「ありがとうございます、ではよろしくお願いします」

レストラン「お電話ありがとうございました」

A「(2~3秒後)電話を切る」

さいごに

今回は電話で予約を取るときのコツとマナーについてお伝えしました。近年では「WEB予約」という便利なものも増えていますが、WEBでは予約できないようなお店などもまだまだありますし、今後もなくなることがないと思います。

電話予約のマナー、コツさえつかんでおけば緊張することが少なくなると思います。またマナーを学ぶことによって人として成長することにもなりますので是非参考にしてみてください。

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2020.07.22


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