電話の相手から伝えられた大切な情報は、しっかりとメモを取ることが重要です。「Ｍemory（記憶）」から由来しているメモという言葉ですが、記憶するだけでなく「記録」も大切。
しかし、電話の相手がとても早口だったり一度に多くの情報を伝えられたりすると、メモが間に合わずに聞き直してしまうということも。
今回は電話の相手から伝えられた情報を、素早くかつ正確にメモする方法について解説します。
電話中の効果的なメモの取り方＆素早くメモを取る4つの方法
丁寧に書きすぎない
メモを丁寧に取ることばかりを優先させてしまい、本来きちんと聞き取るべき情報が聞き取れなかったり、誤って聞き取ってしまっては本末転倒です。
まずは相手の話をしっかりと聞き、聞いたことの要点をメモに残す
ということを心がける必要があります。
メモは誰かに見せるものでもないので、丁寧に書くことに時間を取られないように、
後で見なおした時に自分自身で最低限読めるような字で書くことがポイント。
ただしあまりにも「なぐり書き」のメモでは、後で見直したときに
これはなんて書いてあるんだ？
という事態になってしまいますので、しっかり文字として判別できるようにスピーディーにメモを取ることを心がけましょう。
ひらがなよりもカタカナが早く書ける
メモを素早く書くには、ひらがなで書くよりも画数の少ない「カタカナ」で書くのがおすすめ。
結局メモは意味が通じれば良いものなので、ひらがなにこだわる必要はありません。
下記にひらがなとカタカナの画数の比較リストがあります。カタカナのほうが画数が少ない文字と、同じ画数の文字に「〇」をつけています。
ひらがなとカタカナの画数比較リスト
- あ３ ア２ 〇
- い２ イ２ 〇
- う２ ウ３
- え３ エ３ 〇
- お４ オ３ 〇
- か３ カ２ 〇
- き４ キ３ 〇
- く１ ク２
- け３ ケ３ 〇
- こ２ コ２ 〇
- さ３ サ３ 〇
- し１ シ３
- す３ ス２ 〇
- せ３ セ２ 〇
- そ３ ソ２ 〇
- た４ タ３ 〇
- ち３ チ３ 〇
- つ１ ツ３
- て２ テ３
- と２ ト２ 〇
- な５ ナ２ 〇
- に３ ニ２ 〇
- ぬ３ ヌ２ 〇
- ね４ ネ４ 〇
- の１ ノ１ 〇
- は４ ハ２ 〇
- ひ２ ヒ２ 〇
- ふ４ フ１ 〇
- へ１ ヘ１ 〇
- ほ５ ホ４ 〇
- ま４ マ２ 〇
- み３ ミ３ 〇
- む４ ム２ 〇
- め２ メ２ 〇
- も３ モ３ 〇
- や３ ヤ２ 〇
- ゆ３ ユ２ 〇
- よ３ ヨ３ 〇
- ら３ ラ２ 〇
- り２ リ２ 〇
- る３ ル２ 〇
- れ３ レ１ 〇
- ろ２ ロ３
- わ３ ワ２ 〇
- を４ ヲ３ 〇
- ん２ ン２ 〇
50音の中でひらがなのほうが画数が少ない文字はわずか6文字です。
文字によってはひらがなのほうが早く書けそうなものもありますが、思い切ってすべてカタカナに統一すると迷いがなくなってスムースに書けます。
キーワード、要点をしっかり押さえる
「佐々木商事の佐藤と申しますが、納品の件でお話したいのでご担当の営業部の鈴木さんいらっしゃいますか？」
相手から言われたことを一言一句メモに書き留めていては到底スピードが追い付かないので、
- 『キーワード』
- 『要点』
をしっかりと押さえることが大事です。一度に多くの情報を言われるとどうしてもこんがらがってしまいますが、キーワード、要点だけ押さえれば慌てることなく対応できます。上記の場合のメモの書き方は、
- ササキショウジ サトウ
- ノウヒン
- エイギョウブ スズキ
このようになります。基本的に「誰から」「何の件で」「誰に」などの重要な点が正しく聞き取れていれば問題ありません。
メモが間に合わないときは？
相手の要件を聞きながらメモを取ると、どうしてもメモが間に合わないときがあります。
メモを書ききれなかった箇所については、しっかりと再確認する必要があります。
例
- 恐れ入りますが、もう一度お電話口のかたのお名前をお伺いできますか？
聞き取れなかったといって、推測や憶測でメモを書くのはNGです。クッション言葉を使用して、不明な点は都度確認するように心がけましょう。
担当者が不在の場合は「清書」で
別の社員が不在にしており、その社員のデスクにメモ用紙を残す場合には、なぐり書きの文字では失礼なので、丁寧に清書します。
上手に書く必要はないので、見やすいように丁寧に書くように心がけましょう。
メモを残す場合には、用件に加えて、
- 『入電時刻』
- 『連絡先』
を書き記すことも忘れないようにしましょう。
さいごに
今回は電話対応中に効果的かつ素早くメモを取る方法についてお伝えしました。ぜひ参考にしてみてください。
コミュニケーション力が格段に上がるおすすめ「良本」！
「丸い卵も切りようで四角、ものも言いようで角が立つ」と言われるように、同じ内容でも言い方や伝え方によって相手が受ける印象が大きく変わります。
「伝え方が9割」
