電話中の便利な機能である「ミュート」。
昔から電話機に付帯している機能ですが、ビジネス上やコールセンターなどにおいてミュート機能の使い方を誤っている人をよく見かけます。
今回はミュートの正しい使い方についてお伝えしたいと思います。
電話中のミュートの正しい使い方は？失礼にならない使い方について
ミュート機能とは？
電話機についている「ミュートボタン」。機械によっては「消音」と表記されることもあります。
ミュートを｢ON」にすると、こちらのマイクが「OFF」になります。その間、こちらが何か言葉を発しても相手にとっては何も聞こえないという無音状態になります。
また、周囲の雑音や騒音も全て相手には聞こえなくなります。
相手側にはミュートになっていることを知らせる音声や効果音などはないので、ミュートにされていることにはすぐには気が付きません。
ミュートの失礼な使い方
ビジネス上で何度か実際に体験したことではありますが、電話の相手の声が突然聞こえなくなり、呼びかけても反応なし。
後でわかったことなんですが、電話中にミュートにしながら横にいる上司に電話の内容について質問していたんですね（苦笑）
これはとても失礼な対応です。声が聞こえないからといって会話のキャッチボールが正常に行わないのは相手に対して失礼。
また、何か質問を受けたときに「少々お待ち下さい」と伝えた後ミュートにし、確認のためその場から離れてしまうといった光景も見たこともあります。
相手を待たせる場合には「保留」を使うのが正解
ほんの短い時間でも、相手を待たせる場合には「ミュート」は使わず「保留」にするのが正しい対応です。
また保留後には、
「お待たせいたしました」
と必ず一言伝えるとなおさら良い印象となります。
ミュートを使うときはどんなとき？
ミュートは、相手に不快に思わせてしまうような音が突発的にが発生した場合や、発生しそうな場合に使うのが正しい使い方です。具体的には、
- 通話中に咳、くしゃみが出そうな時、または出てしまった時
- オフィス内で電話中、周囲の話し声や笑い声などが入ってしまいそうな時
などが挙げられます。特に電話中に深刻な話をしているとき、周囲の笑い声が入ってしまうと「自分の事で笑っているのか」と相手に思わせてしまうことがあります。
そもそも電話をしている人の周りで笑い話をすること自体が問題ですが、もし突発的に大きな笑い声が生じた場合には、即座にミュートにしたほうが良いでしょう。
ミュートを使うと相手にバレる？
ミュートは無音にするものですが、無音がゆえにミュートにしていることが相手にバレることがあります。
これまで自然音として聞こえていた周囲の音や、電話中の声などが突然聞こえなくなるので、相手側に「ミュートにされている」ことがバレることがあります。
もしバレたとしても、騒音をかき消したいという真っ当な理由で使用するのならば問題ありません。
さいごに
今回はミュートの正しい使い方、失礼になる使い方についてお伝えしました。新社会人になり電話対応力を高めたいという方はぜひ参考にしてみてください。
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