- 電話が鳴るたびにドキッとする
- 緊張してなかなか電話をかけられない
- 仕事で電話を使っているのに、なかなか慣れることができない
近年ではメールやLINEでコミュニケーションを取ることが多いため、電話が苦手という人も少なくないと思います。大事な用件や相談事などは電話で行うことも多いので、できるだけ電話への苦手意識を克服したいところ。
電話ってどうしても緊張しちゃうんだよね。
そうだよね。特に知らない人との電話は緊張するよね。ここでは電話の苦手意識を克服するためのポイントを解説するよ。
電話の苦手意識を克服すると、電話が楽しく感じられることもあります。今回は電話の苦手意識を克服するためのポイントをパターン別に解説します。
電話対応が苦手な理由にはどんなものがある？
リアルタイムで返答しなければならないから
近年はメールやLINEなどの「文字」によるコミュニケーションが主流となってきています。相手から送られてきたメッセージに返信をする場合でも、返信する前に「考える時間」があります。
ところが電話の場合、常に相手とつながっている状態のため「考える時間」を十分に取ることができません。そのため、
- 何か間違ったことを言ってしまったらどうしよう
- 相手の気分を害してしまったらどうしよう
と考えてしまいがちです。
どう思う？って聞かれると返答に詰まっちゃうね。
返答に困るような内容の場合には「確認します」「ちょっと考えさせて」と先送りにすることも大切だよ。
電話では自分の言葉がダイレクトに相手に伝わってしまうため、よく考えずに発言してしまうと相手を傷つけてしまうこともあります。返答を求められた場合には、慌てずに一呼吸置いてから発言するなどの工夫が必要です。
言った、言わないという問題が生じることがある
メールなどの「文字」のコミュニケーションであれば、メッセージのやりとりが残るためそれ自体が証拠になりえますが、電話の場合は記録が残らないので「言った、言わない」のトラブルが生じることもあります。
特に数字関連の情報については、言い間違い、聞き間違い、メモの書き間違いなどのミスがとても多いのが現状です。
１「いち」、７「しち」は聞き間違えやすいね。
そうなんだ。ほかにも聞き間違いが起こりやすい数字やアルファベットもたくさんあるんだよ。
言った言わないがたびたびあると、証拠の残らない電話をますます敬遠しがちになってしまいます。
対策として、会話の中で生じた「重要な部分」はあらためてメールで確認し「記録」として残すことによって、トラブルを未然に防ぐことができます。
記録の例
- 待ち合わせの時間は午前9時でよろしいでしょうか？
- 改めての確認ですが納品数は20個でよろしいでしょうか？
相手の顔が見えなくて何を言われるか怖いから
電話の相手に何を言われるか怖くて、かかってくる電話にびくびくしてしまう人も多いようです。
電話を取ることによって自分自身の立場がおびやかされるものではないことをあらかじめ再認識しておきましょう。
電話を取っても死ぬことはないね（笑）
どんな内容でも慌てて返答する必要はないよ。もともとは相手の都合でかかってきた電話なんだからまずは冷静に「確認します」というスタンスでのぞめば怖くはないよ。
電話に出るときには、
- まずは心を落ち着かる
- メモ、ペンの用意をする
- 会話中は相手の言っていることをしっかり書き留める
- 話を遮らず、よく聞く
- 慌てて返答せず、返答を求められた場合でも「確認します」「考えます」のスタンスを忘れない
このような心構えでいると、どんな電話にも臆せずに出ることができます。
相手の声が聞き取れない、聞こえにくいことがあるから
相手の声が小さく聞き取れなかったり、なんと言ってるのか分からない場合の対処が分からないために、電話が苦手という方が多くいます。
「何度も聞き返して怒らせてしまったらどうしよう・・・。」
そんな不安から電話対応に臆してしまうこともありますが、失礼のない聞き方を身につければ克服できます。
下記の記事を参考にしてみてください。
自分の電話対応がまわりの人に聞かれているから
- 「噛んでしまったらどうしよう」
- 「言葉に詰まったらどうしよう」
こんなことを考えながら電話対応をしていると、より一層緊張感が増してしまいますよね。特に社内がシーンとしているときなんかは、自分の声が周囲に届くので、一人電話対応ショーをしているかのように感じてしまいます。
私も新社会人の時は、周囲の人に自分の電話対応を聞かれていることがひどくプレッシャーでした。周囲の期待に応えなければならないのだと。
でもよく考えてみると周りの人は、電話の相手の声が聞こえないので、「電話で相手とどんな対話をしているか」というのが分からないんですよね。
なので堂々と目の前にいるお客様に対して真摯に対応すれば良いのだ、と気づくことができました。
「周囲の人は誰も自分の電話対応を気にしてない」ということを考えながら電話をすると少し楽に電話対応することが出来ます。
電話をかけるときの苦手意識の克服方法
電話が苦手な人も、ある程度の場数を踏んでいくと苦手意識を克服することができます。
仕事で電話をかける場合
- 知らない人への電話が苦手
- 言葉に詰まったりしないか・・・
仕事上で知らない人に電話をかける場合には、しっかりと「下準備」をしておくことによって気持ちが楽になります。自分の都合で電話をかけるので、下記のマナーは忘れないようにしましょう。
- メモ、ペンの用意
- 周囲の騒音の確認（外出時）
- 電話状況の確認（外出時）
- 挨拶（お世話になっております、など）
- 名乗り（自社の名前、自分自身の名前の名乗り）
- 用件をあらかじめ書いておき、分かりやすく伝える
- 電話はできるだけ短くする
メモ、ペンの用意
電話を受ける場合だけでなく、かける場合にもメモ、ペンの用意は必須です。いつ相手から重要な情報を伝えられるか分からないので、必ずメモができる環境を整えておきましょう。
周囲の騒音の確認（外出時）
交通量の多い道路など、周囲の騒音がある場所での通話は双方にとって声が聞き取りにくい状況になってしまいます。騒音のない場所で通話するように心がけましょう。
電波状況の確認（外出時）
自分の携帯電話の電波が良好であることを確認したうえで電話をかけましょう。もしも電話状況が不安定な場所でかけざるを得ない場合には、
- 私の携帯電話の電波が不安定なので、もし切れた場合はこちらからかけ直します
とあらかじめ相手に伝えておきましょう。
挨拶（お世話になっております、など）
冒頭と電話を切る前の挨拶は忘れないようにしましょう。自分の都合で電話をしているので、場合によっては、
- いまお時間よろしいでしょうか？
と相手の都合を確認することも必要です。
名乗り（自社の名前、自分自身の名前の名乗り）
- お世話になっております。○○商事の△△と申します
冒頭で必ず自社名と自身の名前を名乗るようにしましょう。担当者に繋いでほしいという場合でも必ず自分自身の名前を名乗るのが礼儀です。
用件をあらかじめ書いておき、分かりやすく伝える
伝えるべき内容を忘れないためにも、電話をかける前にあらかじめ用件をメモしておきましょう。忘れないためだけではなく、用件が手元で分かっているという安心感も得ることができます。
電話の相手には自分の用件をわかりやすく伝える必要があるので、複数の用件がある場合には、
- 用件が2つあり、まず1つ目は～
というようにあらかじめいくつの用件があるかを冒頭で伝えましょう。
電話はできるだけ短くする
相手に時間を使ってもらっているという意識を忘れずに、常に電話はできるだけ短く済ますという心構えを持っておきましょう。
恋人に電話をする場合
沈黙を恐れない
恋人との何気ない電話は恋愛の楽しみでもありますが、話したいけれど「沈黙」が怖いという人が多いようです。
沈黙すら楽しんでしまう、という気持ちで電話にのぞむと意外に楽しく電話をすることができます。
お互いに好き合っているのならたとえ沈黙があったとしても、電話でリアルタイムで繋がっているという雰囲気を楽しむことも良さそうです。
話が淡々と進むような会話は、実はあまり深くない会話であることも多いのが事実。相手の心境や心情をゆっくりと考えながら、沈黙さえも楽しんでみてはいかかでしょうか。
恋人とはどんな話をすれば良いのかなあ。
どんな内容でも構わないよ。どんな話でも「重要」じゃない限りたわいもない内容なんだから、自分の思っていることを話せばいいんじゃないかな。
さいごに
今回は電話が苦手な人のための克服方法についてご紹介しました。
無理して電話を好きになる必要は全くなく、自分のペースで少しずつ電話に慣れていくというステップが良いかと思います。
電話の相手が聞き取りやすいように高音で話すなどして自分自身が疲れてしまっては本末転倒なので、リラックスして電話にのぞむのが一番だと思います。
コミュニケーション力が格段に上がるおすすめ「良本」！
「丸い卵も切りようで四角、ものも言いようで角が立つ」と言われるように、同じ内容でも言い方や伝え方によって相手が受ける印象が大きく変わります。
「伝え方が9割」
