留守番電話のメッセージ吹き込み方法とポイントを解説

  • 「ただいま電話に出ることができません。ピーという発信音の後に、お名前とご用件をお話下さい」

留守番電話の自動音声が流れると、どのようにメッセージを吹き込んで良いのか妙に緊張してしまうことがあります(苦笑)

留守番電話の吹き込みでどんなことに注意すれば良いのか分かっていると、落ち着いてメッセージを伝えることができます。

今回は留守番電話を吹き込む時の方法とポイントについて解説します。

留守番電話のメッセージ吹き込み方法とポイントを解説

電話をかけても相手が電話に出てくれるとは限りません。留守番電話は相手方が「任意」で設定できる機能です。

メッセージを残さずに電話を切ってしまうと不遜な印象を与えてしまうこともあるため、しっかりとメッセージを残したいものです。

留守番電話に繋がったときに慌てず上手にメッセージを吹き込む際のポイントは下記の3つです。

  • 自分の名前
  • 相手の名前
  • 用件

上記3つをしっかり順序良く伝えることを意識します。順番が違ってしまったり、名前の確認が漏れたりするとメッセージを聞いた相手から「不審な電話」と思われる可能性があります。

では順を追って解説します。

自分の名前をしっかり名乗る

まず真っ先に自分の名前をしっかり名乗るのは、ビジネス上の基本であり礼儀でもあります。

初めて電話をかける相手にはもちろんのこと、「電話番号が相手に表示されているのだから、発信元がわかるだろう」と考えて自身の名前を名乗らないのはNGです。

電話対応をしていると、自分の名前も名乗らず「〜さんいらっしゃいますか?」と聞くお客様もいますが、名も名乗らずに用件から切り出しては失礼な印象を与えます。

留守番電話のメッセージも同様に「誰からのメッセージか」ということが重要です。

冒頭で挨拶を伝えて良い印象に

また、ビジネス電話においては第一声で「挨拶の言葉」を伝えるのが基本です。留守番電話の吹き込みでもしっかりと挨拶すると良い印象となります。

  • お世話になっております
  • お忙しいところ申し訳ございません

上記のような挨拶を冒頭で伝えるようにしましょう。

相手の名前の確認をする

留守番電話のメッセージは、「誰に向けたメッセージか」ということを明確にする必要があります。よって自分の名前を吹き込んだ後は、相手の名前も吹き込みます。

  • 「私、株式会社〇〇の××と申します。△△様にお電話しております。」

誰に向けたメッセージか分からない留守番電話の場合、留守電を聞いた側からすると、

  • このメッセージは本当に自分宛てなのか?
  • 間違い電話ではないか?

と不安になるものです。相手のフルネームまでは吹き込まずとも、せめて名字だけは必ず吹き込むようにしましょう。

  • △△様にお電話しております
  • △△様宛てにお電話いたしました

用件は短く簡潔に

留守番電話のメッセージは短く簡潔に吹き込むのがポイント。録音可能時間はおよそ30秒~3分までと幅広いものがありますが、およそ「15秒以内」を目安にメッセージを残します。

長いメッセージは聞いている側を疲弊させるだけではなく、大事な用件が何かということがすぐに分からないため混乱の原因になることもあります。

ガイダンス中に話すことを整理しよう

留守番電話のガイダンスは10秒~15秒ほど流れるものが一般的ですが、その際、どのように用件を簡潔かつ短く吹き込むかを考えるのが良いでしょう。また、慌てないようにあらかじめ用件をメモにまとめておくのもおすすめです。

また、しっかり伝えなくてはならない重要な事項については相手が聞き取りやすいように「ゆっくりはっきり」と確実に伝えることも大切です。

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メッセージ例文①

  • お世話になっております。〇〇株式会社の××と申します。△△様にご連絡しております。来週のお打合せの日時の件でご連絡いたしました。また改めてご連絡いたします。それでは失礼いたします。

メッセージ例文②

  • お世話になっております。〇〇株式会社の××と申します。△△様にご連絡しております。3月分の携帯電話の料金が未納になっている件でお電話いたしました。再度お電話いたします。それでは失礼いたします。

折り返しを依頼する場合は折り返しの番号を吹き込む

留守番電話になった場合はかけ直すのがマナーですが、急ぎの用件などの場合は折り返しの電話を依頼することも大切です。

その場合、折り返し先となる電話番号を吹き込みましょう。

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大抵の場合着信番号に折り返しをしてもらうことが多いため「着信履歴」を見て番号は確認できますが、それでも敢えて電話番号を伝えるのがマナーであり、礼儀でもあります。

メッセージ例文③

  • お世話になっております。〇〇株式会社の△△と申します。××様にご連絡しております。××様がご契約の賃貸物件の更新の件で至急確認したいことがございます。恐れ入りますが、当社までご連絡をお願いします。電話番号は「○○-○○○○-○○○○」です。よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。

挨拶で締めくくる

用件を吹き込んだ後は、

  • 失礼いたします
  • それでは失礼いたします

などの「挨拶」で締めくくります。終わりよければ全て良しではありませんが、伝えたい用件だけ吹き込んで挨拶もなく切ってしまっては印象が良くありません。

挨拶後、1~2秒の余韻を残しつつ「終話ボタン」を押してから受話器を置きましょう。

「お話したいことがございます」はNG

  • お話がございます
  • お伝えしたいことがございます

と、どんな用件か分からないような留守番メッセージを吹き込むのはNGです。「何か良くないことが起こったのでは?」と不安になることを想定してしまうからです。

  • ご住所変更の件でお話がございます
  • ご請求金額の件でお伝えしたいことがございます

など、用件を明確にすることが大切です。

留守番電話のメッセージもTPOを心がけよう

騒音の激しい駅のホームや工事現場の付近、道路沿いなどでは「緊急の場合」以外は電話をかけないほうが無難です。

留守番電話に繋がった場合、騒音によってメッセージが相手にしっかり伝わらないということが起こります。また車の運転中にブルートゥース等でかけた電話が留守番電話になった場合にも、メッセージの音声が非常に小さく聞き取りずらいといったこともあります。

いかなる場合でも状況を考えて電話を発信するように心がけましょう。

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留守番電話のガイダンスにはどんなパターンがある?

留守番電話の吹き込み前に流れるガイダンスにはいくつか種類がありますが、代表的なものをいくつか挙げてみます。

  • 只今電話に出ることができません。ピーっという発信音の後に、お名前とご用件をお話しください。
  • お留守番サービスに接続します。合図の音がしましたら、3分以内で伝言をどうぞ。
  • 留守番電話に接続します。発信音の後にメッセージを録音してください。録音を終了するには「1」を、確認、変更するには「#」を押してください。

他にも種類がありますが、どのガイダンスもおおよそ同じような内容です。

さいごに

今回は留守番電話のメッセージの吹き込み方法とポイントについて解説しました。基本の3つを覚えておくと安心です。是非参考にしてみてください。



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