電話をかけたとき、電話の相手から「かけ直します」と言われることがあります。
今回は「かけ直します」と言われたときの対応と、なぜかけ直しになるのかについて解説します。
電話対応で相手から「かけ直す」と言われた時はどうする？パターン別で解説
電話対応において、相手を不快にさせないようスムースな対応を心がけるのは大切です。
では電話の相手から「かけ直します」と言われた時にはどんな返答をしたら良いのかを解説します。
「かしこまりました、お待ちしております」が基本
特段急ぎでない限り、「かしこまりました」と伝えるのが基本です。
「どのくらいですか？」「今日中ですか？」と相手に詰問するように問いかけるのは印象がよくありません。
すぐに返答がほしい場合
急ぎの件である場合、悠長に折り返しの連絡を待っているわけにはいきません。
そのような場合には、
「急ぎの件ですので、至急折り返し頂いてもよろしいでしょうか？」
と伝えるようにします。さらに言うと、「なぜ急いでいるのか」ということを明確に伝えるとより一層効果的です。
例
- 店頭にお客様がいらしてますので、至急折り返していただいてもよろしいでしょうか？
- 申し訳ございませんが、先方から正午までに回答するように言われてますので、至急お願いしてもよろしいでしょうか？
自分自身がそのあと不在になる場合
相手から「かけ直します」と言われたが、自分がこれから外出や休憩などで不在になることがわかっている場合には、そのことを相手方に伝える必要があります。
その場合の対応にはいくつかのパターンがあります。
かけ直しは不要と伝える
特に急ぎではない用件の場合、かけ直しを依頼せずにこちらからまたかけ直すというパターンもあります。その場合には、
- 再度こちらからお電話いたしますので、折り返しは不要です。電話があったことだけ〇〇様へお伝えいただけますか？
- 特に急ぎの用件ではなかったので、明日改めてお電話いたします。
と伝えます。名指し人へ電話があったことを伝えてもらうことによって、「電話をした事実」がしっかりと伝わります。
折り返し先は他の担当者を指名するように伝える
かけ直すと言われた後、自分自身はこれから不在になるが、別の担当者あてに折り返しもらうように伝えるパターンもあります。
- これから私（わたくし）は外出しますので、申し訳ございませんが、代わりの△△という者に折り返しのお電話を頂けますでしょうか？
自分自身が不在になることと、用件を引き継いでいる担当者宛てに連絡をしてもらうことをしっかりと伝えることがポイントです。
この場合、引き継ぎを受けた担当者が不在になる予定がないか、事前に確認しておく必要があります。
社用の携帯電話に折り返しをもらう
これから自分自身が不在になるが、折り返しの電話を自分の社用携帯にかけてもらうように伝えるパターンです。
その場合には、
- これから私外出いたしますので、お手数ですが私の社用携帯に折り返しのお電話をいただいてもよろしいでしょうか？
この場合、見ず知らずの携帯電話番号にかけてもらうことになるので、それが可能かどうかを相手に尋ねましょう。そのうえで自身の携帯電話番号を間違えなく相手に伝えます。
かけ直し対応になる理由はどんなものがある？
そもそもなぜかけ直しになるのかについて、いくつかのパターンを解説します。
担当者しか答えられないような内容だか担当者がいない
「担当の者からかけ直します」
と返答される場合は、問い合わせの内容について担当者以外が軽はずみに回答できないような内容であることが多々あります。
多くの場合、決裁権を持つ部署や役職者からの折り返しとなることが多いケースです。
いますぐに答えられる内容ではない場合
これまで多くのやりとりがあって、経緯の確認などに時間がかかりそうな場合、一旦折り返しを案内されることがあります。
長い間保留にして待たせることが申し訳ないという配慮から、このような対応になることも多々あります。
このようなケースでは、さほど時間がかからずに折り返しの連絡が来ることが多くあります。
後でかけ直すと言われたのにかかってこない時はどうする？
後ほど折り返しますと言われたにもかかわらず、全く折り返しが来ない時があります。
いつまでに折り返すという話がなければ、通常は当日中に折り返しをするのが一般的です。
よって折り返しの電話がかかってこない時には、相手方の営業終了時刻までに一度状況確認で連絡してみるのが良いでしょう。
例
- 本日〇〇の件で連絡していたのですが、その後の進捗はいかがでしょうか？
さいごに
今回は電話対応で相手からかけ直すと言われた時の対応について解説しました。
電話対応に不慣れな新入社員の方などはぜひ参考にしてみてください。
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「丸い卵も切りようで四角、ものも言いようで角が立つ」と言われるように、同じ内容でも言い方や伝え方によって相手が受ける印象が大きく変わります。
「伝え方が9割」
